Hay algunas reglas básicas sobre cómo llevar a cabo una reunión de una manera eficiente y civilizada en la que todos puedan aprender. Las más importantes son: No interrumpa cuando los demás estén hablando, levante la mano y espere a que el presidente diga que es su turno, no hablen entre ustedes y manténgase en la orden del día.
Todo el mundo puede aprender como presidir bien; solo se necesita un poco de idea y práctica.
Cada presidente necesita algunas pautas sobre cómo el grupo quiere que se lleven a cabo sus reuniones. Es útil establecer algunas reglas simples: estas deben ser las que todos acepten y estén preparados para trabajar, o de lo contrario serán inútiles.
Una vez que se hayan acordado algunas reglas, es mucho más fácil presidir la reunión y es menos probable que las personas se lo tomen como algo personal cuando se les pide que no interrumpan o que no se desvíen del tema.
Reglas básicas:
- Pídale a la gente que hable "a través del presidente". Esto significa levantar la mano si quiere hablar y esperar a que el presidente diga que es su turno.
- No interrumpa a otras personas.
- Atengase a los asuntos de la orden del día.
- No hablen entre ustedes.
- Respete los puntos de vista de otras personas: no se queje ni haga muecas cuando alguien más está hablando. Espere hasta que hayan terminado y luego exprese su punto de vista con calma y cortesía.
- Mantenga sus contribuciones breves y concisas.
Un buen presidente ayuda a que la reunión se desarrolle sin problemas y de manera eficiente, asegurando de que:
- Todos los asuntos se discuten
- Se escuchan las opiniones de todos
- Se toman decisiones claras
- La reunión comienza y termina a tiempo.
Además, un buen presidente:
- Piensa siempre en la reunión en general, no solo en el tema en discusión. Esto puede dificultar la participación del presidente en los debates.
- Siempre trate de lograr un equilibrio entre escuchar las opiniones de todos y avanzar en los asuntos.
- Nunca use su posición como presidente como una oportunidad para exponer sus puntos de vista excluyendo a otros, o para dominar la reunión.
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